استقرار BI در يك سازمان

راي استقرار يک سيستم هوش تجاري در يک سازمان مي توان 5 مرحله اساسي در نظر گرفت. اين مراحل عبارتند از:
۱. شناسايي اطلاعات هوشمند مورد نياز سازمان
در اين مرحله تصميم مي­گيريم “چه مي­خواهيم بدانيم؟”. پاسخگويي به اين سؤال به دانستن نيازهاي سازمان مورد نظر براي اتخاذ تصميمات کليدي تجاري منجر مي­شود . در بخش­هاي مختلف هر سازمان، براي مديران سؤالات مختلفي مطرح مي­شود و معيارهاي متفاوتي براي ارزيابي کارايي وجود دارد كه همه اين موارد بايد شناسايي شوند.
اطلاعات هوشمند مورد نياز در سازمان چگونه تعيين مي شوند؟
در سازمان چه تصميماتي گرفته مي شود؟
اين تصميمات براي چه بايد اتخاذ شوند؟
تصميمات سازمان در چه زماني بايد اتخاذ شوند؟
چه کساني از اين اطلاعات هوشمند براي تصميم گيري استفاده خواهند کرد؟
اطلاعات هوشمند مورد نظر اساسًا مورد نياز سازمان هستند و نمي توان بدون آنها تصميم­گيري کرد يا اگر سازمان اين اطلاعات را داشته باشد بهتر است؟
۲. استخراج و جمع آوري داده ها از منابع اطلاعاتي موجود.
جمع­آوري و يکپارچه­سازي اطلاعات داراي سه مرحله اصلي است که اين سه مرحله عبارتند از استخراج (Extraction)، تبديل (Transformation) و بارگذاري (Load) اطلاعات. در مجموع از اين سه مرحله به ETL ياد مي شود.
طي فرايند ETL داده ها از روي سيستم هاي موجود مانند برنامه هاي کاربردي يا پايگاه هاي اطلاعاتي استخراج شده، به فرمت مناسب يک مخزن اطلاعاتي که در اغلب اوقات يک Data ware House است، در مي آيند و تبديلات لازم روي آنها اعمال مي­شود . سپس در مخزن اطلاعاتي مذکور قرار داده مي شوند . با استفاده از اين فرآيند، نيازي به جايگزيني سيستم هاي قديمي نيست.
منابع اطلاعاتي درون سازمان يا خارج از آن وجود دارند . نمونه هايي از منابع اطلاعاتي عبارتند از پايگاه هاي داده ، گزارش ها، مستندات متني، تصاوير، فايل هاي صوتي، جداول، صفحات وب و اطلاعات به دست آمده از فرايندهايي چون CRM1، SCM2 و ERP3.
اطلاعات استخراج شده بايد قالب الکترونيکي داشته باشند . براي الکترونيکي کردن اطلاعات موجود از اسکنر، دوربين­هاي ديجيتال، پرس و جو در پايگاه­هاي داده، جستجو در وب و فايل­هاي موجود در کامپيوتر استفاده مي­شود.
۳. متمرکز کردن و سازماندهي داده ها در يک انبار اطلاعاتي مانند DWH
در ا ين مرحله داده هايي كه در مرحله قبل به فرمت استاندارد در آمده اند، در يك مخزن اطلاعاتي مانند DWH قرار داده مي شوند. داده ها قبل از ورود به مخزن اطلاعاتي، پاکسازي شده و اطلاعات نامربوط از آنها حذف مي­شوند. همچنين اطلاعات ديگري در صورت نياز به آنها اضافه مي شود. نگهداري اطلاعات به اين طريق به کاربر اجازه مي­دهد اطلاعات مورد نظر خود را از يک مجموعه داده اي کامل استخراج کند و به اين ترتيب تجزيه و تحليل هاي موردنياز خود را بر روي آنها انجام دهد.
۴. فراهم کردن ابزار تحليلي مناسب و نمايش نتايج:
در اين مرحله بايد بتوان از روي داده هاي جمع آوري شده، در رابطه با وضعيت و سياست هاي کلي سازمان دانش مناسبي استخراج کرد و اطلاعات مورد نياز را پيش بيني کرد . اين كار نيازمند ابزار تحليلي است . اين ابزار بايد طوري طراحي شوند که متخصصين تکنيکي و تجاري با زمينه هاي مختلف تخصصي بتوانند اطلاعات مورد نظرخود را از داده ها استخراج کنند . اطلاعات استخراج شده ممکن است ساده باشد مانند پرس و جوهاي متداول در پايگاه داده يا پيچيده باشد مانند استخراج الگو، عيب يابي و پيش بيني يک پديده خاص.
تحليلگران تکنيکي وتجاري، از ابزارهاي متنوعي براي دستيابي به اطلاعات، تحليل اطلاعات و مشاهده نتايج استفاده مي کنند. ابزارهاي اصلي به کار رفته در اين مرحله شامل موارد زير هستند:
گزارش گيري
ابزار پرس و جو مانند OLAP
داده کاوي
در نهايت اطلاعات و نتايج پرس و جوها و گزارش ها را مي توان از طريق برنامه هاي کاربردي روميزي، Dashboard ها (واسط کاربرهايي که براي استفاده ساده و سريع کاربران طراحي شده اند) اينترانت و پورتال هاي خارجي به کاربر منتقل کرد.
۵. انجام عمليات
آخرين گام در فرآيند BI تصميم گيري و انجام عمليات سازماني بر مبناي نتايج تجزيه و تحليل اطلاعات در مرحله قبل مي باشد . بعد از انجام عمليات و مشاهده نتايج حاصل از آن، اطلاعات توليد شده در سازمان بر مبناي اين عمليات، وارد چرخه BI مي شوند و نتايج حاصل از انجام آنها با ابزارBI ارزيابي مي شوند.

استقرار BI در سازمان در يک بازه زماني انجام مي­گيرد که بنا به اندازه سازمان و بخش هايي از آن که در حوزه سيستم BI قرار خواهند گرفت، مي تواند کوتاه يا بلند باشد. 5 مرحله فوق در واقع نوعي استقرار پلکاني را بيان مي کنند که ممکن است ماه ها و حتي سال ها طول بکشد. بنابراين استقرار هوش تجاري يک فرايند پلکاني در يک بازه زماني خاص است. اين نوع استقرار برخلاف استقرار دفعتي و يکباره، مي توان مزاياي بسياري را براي استقرار مطلوب سيستم در يک سازمان داشته باشد.
مرحله اول در واقع شناخت مسئله خاص آن سازمان است. همانطور که مي­دانيم هر سازماني شرايط و نيازمندي­هاي خاص خود را دارد. در اين مرحله به شناسايي و کشف نيازمندي­ها و شناخت تمامي جوانب آن پرداخته مي­شود. مرحله اول در ادامه کار بسيار مهم است و رضايت نهايي کاربران سيستم، در گرو انجام درست مرحله اول است.
مرحله دوم یکی از سخت ترین و زمانبرترین مراحل کار است. در این مرحله با استفاده از ابزار ها و تکنیک­های مختلف ETL، فرایند استقرار BI تا پایین ترین سطوح سازمان نفوذ می کند و بیشترین برخورد با سازمان به وجود می آید.در این مراحل از تکنیک های مخصوصی استفاده می شود.
مرحله سوم مربوط به ایجاد یک data warehouse است که از روش ها و تکنیک های خاصی برای آن استفاده می شود.
در مرحله چهارم و پنجم کاربرد های اصلی BI در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و کم کم BI وارد فرایند­های تجاری سازمان می شود.